Để làm tốt việc quản lý quỹ thời gian, chúng ta cần khả năng tổ chức, sự tập trung, và hiệu suất làm việc. Sau đây là 20 điều nhỏ nhặt bạn có thể áp dụng hàng ngày để quỹ thời gian của bạn trở nên dồi dào và có ích hơn nhé:
1. Create a daily plan – Viết ra danh sách công việc cần làm trong ngày
2. Peg a time limit for each task - Qui định thời gian cần sử dụng cho mỗi công việc
3. Use calendar – Sử dụng lịch để ghi nhận công việc đã lên kế hoạch
4. Use organizer – Sử dụng sổ tay để ghi chú những hạng mục cần làm theo ngày
5. Know your deadline – Ghi nhận và theo dõi thời hạn của mỗi công việc
6. Learn to say “no” – Học cách nói “không” với những gì vô cớ xảy ra trong ngày không theo kế hoạch của mình, ví dụ như có ai gọi đi uống cà phê chẳng hạn trong khi công việc chưa hoàn thành.
7. Target to be early – Luôn đặt thời hạn công việc sớm hơn thời hạn được giao. Điều này giúp bạn có được thời gian để xoay sở hoàn thành công việc đúng hạn cho dù có vấn đề phát sinh.
8. Book time for your activities – Luôn qui định thời gian cho các hoạt động cá nhân, ví dụ như tập thể dục hay đọc sách.
9. Have a clock visibly placed before you – Luôn có đồng hồ trước mặt để nhắc nhở ta về thời gian và thời hạn cần hoàn thành công việc.
10. Set reminders 15 minutes before – Tạo chuông cảnh báo 15 phút trước thời hạn cần hoàn thành một công việc
11. Focus – Tập trung cao độ để hoàn thành công việc mình đã lên kế hoạch.
12. Black out distraction – Tránh tất cả những thứ có thể làm ta bị phân tâm, ví dụ như là lướt facebook trong khi đang cần viết xong một vảng kế hoạch. Theo nghiên cứu khoa học, mỗi lần bạn phân tâm lướt FB chẳng hạn thì 15 phút sau khi lướt xong bạn mới có thể trở lại tập trung vào dòng suy nghĩ trước đó.
13. Track your time spent – Theo dõi thời gian mình sử dụng. Nếu thấy mình cần thêm thời gian mỗi khi viết cái gì chẳng hạn thì lần sau cho mình thêm thời gian khi công việc có liên quan đến viết.
14. Don’t fuss about unimportant details – Đừng quá bị mắc kẹt vào những chi tiết không quan trọng. Mục tiêu của ta là gì thì hoàn thành tốt nội dung chính là đạt.
15. Prioritize – Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất thì hoàn thành trước.
16. Delegate – Học cách giao việc hợp lý cho người khác trong đội ngũ.
17. Batch similar tasks together – Kết hợp những công việc giống nhau lại thành một cụm công việc để xử lý cho hiệu quả, ví dụ dành thời gian giải quyết công việc hành chính cùng một lúc.
18. Eliminate your time wasters – Triệt tiêu những thứ làm mất thời gian của mình, ví dụ chém gió với ai đó toàn những chuyện không liên quan.
19. Cut off when you need to – Khi cần dành thời gian cho bản thân, hãy cắt đứt liên lạc với thế giới công việc. Khi dành thời gian cho gia đình chẳng hạn mà bạn cứ nghĩ về công việc thì gia đình không vui mà công việc thì cũng chẳng giải quyết được. Bạn thật ra là đang làm mất thời gian của bản thân.
20. Leave buffer time in between – Luôn tính toán thêm thời gian chuyển đổi giữa 2 công việc. Có như vậy, khi một công việc bị trễ thì bạn vẫn có thể bắt đầu công việc tiếp theo đúng giờ.
St
){kind=icon}
